Outsourcing Contable y Financiero

Los servicios en asesoría integral y outsourcing o tercerización  que ofrece Scholarium SAS, involucran procesos tales como:

• Asesoría administrativa y financiera.
• Asesoría contable y tributaria.
• Planeación tributaria.
• Organización contable – documental.
• Gestión ante entidades financieras.
• Asesoría en control y seguimiento de flujos de caja.
• Auditoría y control interno de procesos y procedimientos contables y tributarios

Asesoría y outsourcing administrativo y financiero

La planeación, organización y administración de los recursos físicos y financieros, parten de la administración y el control efectivo y eficiente de la información, lo que podría conllevar a la digitalización y gestión de documentos, la implantación de sistemas de gestión ya sean documentales, contables o financieros, hasta el soporte continuo al recurso humano encargado de cada procedimiento y la asesoría en la toma de decisiones financieras.

Dada la complejidad de los marcos normativos que rige tanto al modelo salarial y de seguridad social colombiano como al tributario desde el punto de vista de la empresa y el del trabajador, estamos en la capacidad de diseñar una estrategia que optimice los diferentes esquemas salariales de una empresa, de modo tal que los aportes al sistema de seguridad social y las cargas impositivas derivadas del monto salarial (para la empresa y para el empleado) sean lo más eficientes posibles, logrando unos objetivos que equilibren el monto salarial, los aportes a la seguridad social con miras a una pensión, y la tributación por estos conceptos (aporte pensional ya sea en régimen de prima media o a fondos privados, retención en la fuente y declaración individual de renta).

Una vez diseñada la estrategia podemos asesorar o asumir el diligenciamiento de afiliaciones al sistema de seguridad social y liquidación en cualquier operador (SOI, mi planilla, etc.), elaboración de la nómina, liquidación de prestaciones sociales.

De igual manera podemos encargarnos de la preparación de información dirigida a las entidades financieras para solicitud de apertura de cuentas o de créditos, evaluando la mejor alternativa entre los diferentes productos y servicios que ofrecen los bancos (créditos de libre inversión, leasing, renting, créditos hipotecarios, créditos con pignoración de activos, etc.)

Outsourcing contable y tributario

Outsourcing o tercerización que abarca no solo la organización de la información contable en archivo físico, sino también su optimización mediante la implementación de un archivo digital; de igual forma se asesora o asume el manejo contable de las operaciones dependiendo de la actividad económica de cada empresa, ofreciendo un soporte permanente en el registro de información contable con el propósito de reflejar de manera oportuna el movimiento de las actividades de la empresa en forma clara, veraz, confiable y precisa, cumpliendo con las normas legales vigentes aplicables al ámbito contable y tributario.

Asesoría permanente en el manejo tributario de las operaciones cotidianas y/o posibles eventualidades de la empresa en el desarrollo de sus actividades como es el manejo de Impuestos nacionales y distritales.

Emisión de informes financieros en tiempo real, análisis mensual comparativo de Estados financieros.

Depuración, realización y presentación de información exógena ante la Dirección de Impuestos nacionales (DIAN, Superintendencia de Sociedades, DANE) y distritales (Secretaria Distrital de Hacienda).

Implementación de centros de costos y análisis de los mismos para optimizar los procesos empresariales o implantar  nuevos procesos o nuevas líneas de servicios.

Asesoría en Trámites y/o diligenciamiento de formularios ante la Cámara de Comercio, la DIAN o la Secretaria Distrital de Hacienda, en cuanto a cambios o inclusión de actividades económicas, de razón social , de responsabilidades tributarias o constitución de empresas.

Como actividades puntuales se tienen:

• Revisión de documentos contables, tales como facturas de venta y compra, servicios  públicos, comunicados, estados de cuenta, extractos Bancarios, extractos tarjetas de crédito empresariales, interfaz contable de nómina-prestaciones sociales-liquidaciones-seguridad social, transferencias-cheques o pagos en efectivo realizados
• Validación de documentos contables recibidos
• Liquidación de pagos urgentes con sus respectivos soportes contables
• Clasificación de documentos contables
• Causación contable con emisión digital de los respectivos soportes de causación
• Organización y almacenamiento del archivo de los soportes e informes contables y tributarios del cliente bajo prácticas de archivo según la normatividad vigente
• Remisión de informe de pagos según periodicidad establecida con el cliente con sus respectivos documentos de soporte si el pago lo justifica.
• Manejo y generación de libros contables según normatividad vigente
• Presentación mensual, semestral y anual de Estados financieros, (Balance General, Estado de Resultados y Flujos de efectivo).
• Preparación mensual, y bimestral de los impuestos (IVA, Retefuente e impuestos locales). En este punto y bajo este escenario es importante tener en cuenta que los reportes anuales tales como estados financieros acumulados, Declaración de renta, Informes a superintendencias (Industria y Comercio y Supersociedades) estarán incluidos para los periodos contables bajo nuestra responsabilidad.
• Estructuración de centros de costos
• Asesoría, revisión, control y contabilización de todas las operaciones de comercio exterior y régimen cambiario
• Asesoría permanente en el manejo tributario de las operaciones cotidianas y/o posibles eventualidades de la empresa en el desarrollo de sus actividades como es el manejo de Impuestos nacionales y locales.
• Elaboración de la información exógena nacional y distrital
• Asesoría permanente generando mensualmente una proyección del pago de los impuestos nacionales y locales, de tal forma que mediante la aplicabilidad de las normas se realiza una planeación estratégica tributaria que genere una optimización en el pago de impuestos dentro del marco legal y por ende un mayor flujo de efectivo para la toma de decisiones
• Proyección de impuesto sobre la renta de la empresa  mes a mes, permitiendo al empresario tomar decisiones periódicamente y en tiempo real

Las declaraciones de impuestos, información exógena, medios magnéticos, informes a superintendencias, DANE y demás entidades gubernamentales que deban ser emitidos y presentados como resultado del ejercicio contable durante un periodo de tiempo a nuestro cargo; se incluyen en nuestro modelo de outsourcing o tercerización sin costo adicional para el cliente.

Planeación tributaria

Trazabilidad continua que permita proyectar el pago de los impuestos nacionales y locales, de tal forma que mediante la aplicación de las normas legales vigentes se pueda realizar una planeación tributaria estratégica que impacte positivamente la rentabilidad de la empresa. Pretendemos involucrar y convertir las erogaciones tributarias en una herramienta que sirva como estrategia en el plan gerencial de la empresa.

Asesoría en trámites de impuestos ante la Dirección de Impuestos tanto nacionales como distritales, como son solicitud de devoluciones, trámites de saldos a favor y/o compensaciones.

Outsourcing de Tesorería

• Gestión de apertura de cuentas en bancos locales e internacionales
• Programaciones de pagos.
• Validación del cumplimiento de las políticas de aprobaciones de pagos.
• Pagos en línea por transferencia proveedores nacionales y del exterior
• Pago de nómina.
• Pago de seguridad social.
• Seguimiento de pagos y recaudos.
• Apoyo en la negociación de divisas.
• Reporte de control de fondos diarios, semanales, mensuales y proyectados.
• Conciliación entre movimientos bancarios y contables.
• Atención a proveedores.
• Generación de interfaces para la integración con el software contable de la Compañía.
• Apoyo en los procesos de firmas electrónicas.

Control y auditoria

Control y seguimiento permanente de la información contable y financiera de la empresa, analizando mes a mes el vencimiento de proveedores y clientes, plazos para presentación de impuestos y de seguridad social.

Control y auditoria en la utilización de los recursos físicos y de los flujos de efectivo, mediante el análisis de cifras y la aplicación de arqueos de efectivo, seguimiento de las entradas y salidas de dinero en efectivo, cheque, tarjetas débito o crédito.

Análisis permanente en el proceso contable, para optimizar los tiempos y maximizar la eficiencia, logrando así la reducción de costos administrativos innecesarios.

Nuestro valor agregado

En el proceso

• Procesos estructurados y controlados con herramientas tecnológicas.
• Altos estándares de oportunidad en el cumplimiento de los compromisos con nuestros clientes.

En el recurso humano

• Profesionales expertos y comprometidos.
  • Se contará con un equipo de trabajo que cumplirá a cabalidad con todo el proceso contable, dicho equipo estará conformado por:
    • Contador titulado asignado (responsable directo del proceso contable)
    • Auxiliar contable asignado
    • Equipo de especialistas de soporte: Contador – Tributarista, Cantador Gestor Documental, Contador Auditor. Este equipo está disponible para soportar las actividades del contador asignado y las dudas y consultas por parte de la gerencia
    • Capacitación permanente.
    • Perfiles especializados.

En tecnología

• Alternativas de software acordes con el tamaño y negocio desarrollado por la Compañía.

Resultados esperados

La implementación de este sistema de asesoría y outsourcing o tercerización contable y financiera en varias microempresas y Pymes, ha generado un alivio administrativo a sus socios, teniendo en cuenta que en este tipo de empresas la organización de los documentos y de los procesos no está plenamente definida, lo que se ha logrado no solo se ha visto reflejado en cifras, sino en tiempos de trabajo efectivo.

En primer lugar, si hablamos de cifras hemos logrado bajo un plan estratégico tributario reducir el pago de los impuestos, específicamente de la renta, reducciones que han alcanzado el cifras comparativas año a año del orden del 1000% lo que se ve reflejado en un mayor flujo de efectivo para aumentar el capital de trabajo.

En segundo lugar, con la automatización de los procesos contables y de documentación, se han logrado incrementar los tiempos productivos, eliminando reprocesos, lo que ha producido reducciones de hasta veintiocho (28) horas al mes del tiempo del recurso humano.