Es un Sistema de Gestión Documental (SGD), desarrollado en Colombia por la Superintendencia de Servicios Públicos bajo la Licencia Pública General GNU/GPL la cual está orientada principalmente a proteger la libre distribución, modificación y uso de software. Este SGD emplea las normas técnicas y prácticas para la administración de los flujos documéntales y archivísticos con el fin de garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organización.
Orfeo es un sistema web que le permite a la organización acceder fácilmente mediante cualquier navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.
Scholarium SAS, instala, configura y personaliza este aplicativo de acuerdo con los procesos y procedimientos que incluyen flujos documentales en cada empresa, prestando un servicio integral de consultoría, asesoría, implementación y sistematización de la gestión documental.
VENTAJAS
- Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos.
- Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos.
- Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los expedientes virtuales.
- Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
- Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
- Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.
- Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.
- Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
- Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.
ORFEO cuenta con los siguientes módulos:
- Radicación
- Modificación
- Anulación
- Estadísticas
- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Consultas
- Módulo de Archivo
- Préstamo de documentos
- Expedientes virtuales
- Administración